Der Umzug scheitert selten an den Möbeln
Schreibtische stehen am Montag. Der Telefonanschluss nicht. Das ist das Muster, das wir bei fast jedem Büroumzug sehen: Alles Sichtbare ist organisiert, und die Leitung, an der der ganze Betrieb hängt, wurde drei Wochen zu spät bestellt.
Diese Checkliste ist nach Zeitpunkten sortiert, nicht nach Themen. Denn beim Umzug entscheidet die Reihenfolge.
Drei Monate vorher
Den Anschluss bestellen. Der wichtigste Punkt der ganzen Liste. Ein Geschäftsanschluss braucht je nach Adresse und Technik mehrere Wochen, manchmal Monate – erst recht, wenn im Gebäude noch nichts liegt. Klären Sie früh, was am neuen Standort überhaupt verfügbar ist.
Prüfen, was ankommt. Nicht nur die Downloadgeschwindigkeit. Für Cloud-Dienste, Videokonferenzen und Datensicherung zählt der Upload, und der ist bei manchen Anschlussarten deutlich schwächer.
Rufnummern klären. Ob die bisherigen Nummern mitgenommen werden können, hängt vom Vorwahlbereich ab. Ein Wechsel von Ahrweiler nach Bonn ist etwas anderes als ein Umzug innerhalb derselben Stadt. Das früh zu wissen, spart Briefpapier und Google-Einträge.
Einen Ersatzweg einplanen. Ein Mobilfunkrouter als Überbrückung kostet wenig und rettet die erste Woche, wenn der Anschluss doch nicht rechtzeitig steht.
Sechs Wochen vorher
Das Netzwerk im neuen Objekt planen. Wo steht der Technikschrank, wo braucht es Dosen, wie viele je Arbeitsplatz. Zwei Dosen pro Platz sind der übliche Ansatz – eine für den Rechner, eine als Reserve für Telefon, Drucker oder ein zweites Gerät.
Kabel legen, solange die Wände offen sind. Der Punkt, an dem später am meisten Geld verbrennt. Eine Leitung im Rohbau kostet fast nichts, dieselbe Leitung nach dem Streichen ein Vielfaches. Ausführlich in Netzwerk beim Hausbau und Sanierung planen.
Strom mitdenken. Der Technikschrank braucht einen eigenen, abgesicherten Kreis. Server und Telefonanlage brauchen eine unterbrechungsfreie Stromversorgung.
Den Raum für die Technik prüfen. Nicht die Abstellkammer ohne Lüftung. Technik erzeugt Wärme, und Wärme kostet Lebensdauer.
Zwei Wochen vorher
Eine vollständige Sicherung, geprüft. Nicht nur gestartet – zurückgespielt. Ein Umzug ist der wahrscheinlichste Moment für einen Datenverlust: Geräte werden bewegt, Platten erschüttert, Kisten verwechselt. Die 3-2-1-Regel dazu steht in Datensicherung für kleine Betriebe.
Alles beschriften. Jedes Kabel an beiden Enden, jedes Gerät, jede Kiste mit Zielraum. Fotografieren Sie die Rückseite des Technikschranks, bevor Sie etwas abziehen. Diese zehn Fotos sparen am Umzugstag Stunden.
Eine Liste aller Zugänge. Router, Switch, NAS, Telefonanlage, Kameraanlage, Domain, Webhosting. Erfahrungsgemäß fehlt genau das Passwort, das am Umzugstag gebraucht wird.
Die Adresse überall ändern, aber terminiert. Google-Unternehmensprofil, Website, Impressum, Briefpapier, Branchenverzeichnisse. Für die lokale Sichtbarkeit ist das Unternehmensprofil der wichtigste Eintrag – eine veraltete Adresse dort kostet Anrufe.
Die letzten Tage
- Anschluss am neuen Standort testen, bevor der alte gekündigt wird. Überlappen Sie beide Verträge um ein bis zwei Wochen, wenn es möglich ist.
- Router und Switch vorab im neuen Objekt aufbauen und in Betrieb nehmen.
- WLAN einrichten und messen, nicht schätzen.
- Drucker mit fester Adresse einbinden – so geht das sauber.
- Eine Person benennen, die am Umzugstag für IT ansprechbar ist. Nicht dieselbe, die die Möbel koordiniert.
Der Umzugstag
Reihenfolge einhalten. Erst Netzwerk, dann Server und NAS, dann Arbeitsplätze, dann Telefon, dann Drucker. Wer Arbeitsplätze anschließt, bevor das Netzwerk steht, sucht Fehler, die keine sind.
Geräte zuletzt ausschalten und zuerst wieder einschalten. Server und NAS ordentlich herunterfahren, nicht am Stecker ziehen.
Einen Arbeitsplatz vollständig fertigstellen, bevor die anderen beginnen. So fallen Fehler in der Grundkonfiguration sofort auf und nicht fünfzehnmal.
Alles protokollieren, was nicht sofort geht. Eine Liste verhindert, dass drei Leute nacheinander dasselbe Problem untersuchen.
Die erste Woche danach
Erfahrungsgemäß tauchen diese Punkte erst im Betrieb auf: Scannen in den Netzwerkordner, Zugriff von außen per VPN, die Kameraanlage, ein Branchenprogramm, das eine feste Adresse erwartet, und die Datensicherung, die nach dem Umzug auf ein Gerät zeigt, das es so nicht mehr gibt.
Setzen Sie sich für den ersten Freitag eine Stunde in den Kalender und gehen Sie diese fünf Dinge durch. Danach ist der Umzug wirklich fertig.
Wie wir das begleiten
Wir planen das Netzwerk vor dem Umzug, bauen es auf und sind am Umzugstag vor Ort – auch am Wochenende, damit der Betrieb am Montag läuft. Anfahrt innerhalb unseres Gebiets ist im Festpreis enthalten, auch nach Bonn, Koblenz oder in den Rhein-Sieg-Kreis.
Eine Übersicht aller Leistungen finden Sie unter IT-Dienstleistungen. Wenn es nach dem Umzug dauerhaft betreut werden soll, passt ein Wartungsvertrag.
Häufige Fragen
Wie früh muss der Anschluss bestellt werden?
So früh wie möglich, drei Monate sind ein realistischer Richtwert. Muss im Gebäude noch etwas gebaut werden, kann es deutlich länger dauern.
Können wir die alten Geräte mitnehmen?
Meistens ja. Ein Umzug ist aber ein guter Zeitpunkt, um Geräte auszusortieren, die ohnehin keine Updates mehr bekommen – Sie zahlen sonst für den Umzug von Technik, die Sie in einem halben Jahr ersetzen.
Was, wenn der Anschluss am Umzugstag nicht steht?
Dann überbrückt ein Mobilfunkrouter. Für Mail, Telefonie über das Internet und leichte Cloud-Arbeit reicht das. Für eine vollständige Datensicherung nicht.