Warum der Drucker so oft „weg“ ist
Kaum ein Gerät im Büro sorgt für so viele Anrufe wie der Drucker. Und fast immer liegt es nicht am Drucker, sondern an einer einzigen Sache: Er hat eine andere Adresse bekommen als beim letzten Mal.
Wer das einmal richtig einstellt, hat für Jahre Ruhe. Die folgende Anleitung gilt für die üblichen Netzwerkdrucker im Haushalt und im kleinen Büro.
Schritt 1: Dem Drucker eine feste Adresse geben
Standardmäßig holt sich jedes Gerät im Netzwerk eine Adresse vom Router, und die kann sich ändern – nach einem Stromausfall, nach einem Router-Neustart, nach einem Urlaub. Der Drucker ist dann unter der alten Adresse nicht mehr erreichbar, und auf allen Rechnern steht „offline“.
Es gibt zwei saubere Wege:
Weg A, am Router. In der Router-Oberfläche die Liste der Geräte öffnen, den Drucker suchen und die Option aktivieren, dass er immer dieselbe Adresse bekommt. Bei einer Fritzbox heißt das sinngemäß „Diesem Netzwerkgerät immer die gleiche IPv4-Adresse zuweisen“. Das ist der empfohlene Weg, weil der Router den Überblick behält.
Weg B, am Drucker. Direkt am Display eine feste Adresse eintragen. Das funktioniert auch, birgt aber die Gefahr, dass der Router dieselbe Adresse später an ein anderes Gerät vergibt. Wenn Sie diesen Weg gehen, wählen Sie eine Adresse außerhalb des Bereichs, den der Router selbst vergibt.
Notieren Sie die Adresse. Sie brauchen sie gleich wieder.
Schritt 2: Den Drucker am Rechner einrichten
Die automatische Suche findet das Gerät oft, richtet es aber über einen Weg ein, der später wieder ausfällt. Stabiler ist der manuelle Weg:
- Einstellungen öffnen, Bereich Bluetooth und Geräte, dann Drucker und Scanner.
- Gerät hinzufügen wählen und warten, bis der Hinweis erscheint, dass der gewünschte Drucker nicht aufgeführt ist.
- Diesen Hinweis anklicken und die Option für einen Drucker mit einer TCP/IP-Adresse auswählen.
- Die notierte Adresse eintragen.
- Den Treiber des Herstellers auswählen, nicht einen allgemeinen.
Dieser Weg hängt den Drucker fest an die Adresse. Solange die Adresse gleich bleibt, bleibt der Drucker erreichbar.
Schritt 3: Den richtigen Treiber nehmen
Windows bringt für viele Geräte einen Universaltreiber mit. Der druckt, kann aber oft weder duplex noch Fächer noch Farbeinstellungen. Laden Sie den Treiber beim Hersteller, passend zur Modellbezeichnung auf dem Typenschild – nicht zur Serie.
Bei Geräten, die auch scannen, brauchen Sie meist zwei Dinge: den Druckertreiber und die Scan-Software. Ohne Letztere bleibt der Scanner stumm.
Schritt 4: Scannen ins Netzwerk einrichten
Der Teil, an dem die meisten hängenbleiben. Es gibt drei Varianten:
Scan zum PC: Einfach einzurichten, funktioniert aber nur, wenn genau dieser Rechner läuft.
Scan in einen Netzwerkordner: Die beste Variante fürs Büro. Der Drucker legt die Datei direkt auf dem Server oder NAS ab. Dafür braucht das Gerät ein eigenes Benutzerkonto mit Schreibrechten auf genau diesen Ordner – nicht das Konto eines Mitarbeiters, sonst steht der Scan still, sobald dessen Passwort sich ändert.
Scan per Mail: Praktisch, verlangt aber Zugangsdaten eines Postfachs im Drucker. Nehmen Sie dafür ein eigenes Postfach, nicht das Hauptkonto.
Die fünf häufigsten Fehlerbilder
„Drucker offline“, obwohl er an ist. Fast immer die gewechselte Adresse. Adresse prüfen, dann Schritt 1 nachholen.
Aufträge bleiben in der Warteschlange stehen. Warteschlange leeren, Druckerwarteschlangendienst neu starten, Gerät aus- und einschalten. Wenn es wiederkommt, ist meist der Treiber beschädigt.
Der Drucker ist per WLAN verbunden und fällt sporadisch aus. Drucker stehen gern in Ecken mit schlechtem Empfang. Wenn möglich: Netzwerkkabel. Wenn nicht: Empfang am Standort prüfen, dazu passt Mesh-WLAN oder Access Point.
Ein Rechner druckt, der andere nicht. Dann ist der Drucker auf dem zweiten Rechner über den ersten eingebunden. Jeder Rechner sollte direkt mit dem Gerät verbunden sein.
Nach einem Windows-Update geht nichts mehr. Kommt regelmäßig vor. Treiber neu installieren, in hartnäckigen Fällen den alten Treiber vorher vollständig entfernen.
Zwei Punkte, an die kaum jemand denkt
Das Gerät hängt im Netzwerk wie ein kleiner Computer. Viele Drucker haben eine Weboberfläche mit dem Standardpasswort des Herstellers, teils sogar ohne. Vergeben Sie ein eigenes Passwort und schalten Sie nicht benötigte Dienste ab. Ein Drucker mit offener Oberfläche ist ein bequemer Einstiegspunkt ins Firmennetz.
Gescannte Dokumente sind Daten. Auf der internen Festplatte mancher Multifunktionsgeräte liegen Scans monatelang. Bei Rückgabe eines Leasinggeräts sollte der Speicher gelöscht werden.
Wenn es nicht das Problem des Nachmittags werden soll
Ein Drucker mit fester Adresse, sauberem Treiber und funktionierendem Scan-in-Ordner ist in einer knappen Stunde eingerichtet – und dann ist Ruhe. Wir machen das entweder vor Ort oder, wenn das Gerät schon im Netzwerk hängt, direkt per Fernwartung.
Mehr zum Thema, auch zu Leasing- und Multifunktionsgeräten im Büro: Drucker-Installation in Ahrweiler.
Häufige Fragen
Brauche ich einen Printserver?
Für die meisten kleinen Büros nicht. Moderne Netzwerkdrucker übernehmen das selbst. Sinnvoll wird ein Printserver erst, wenn viele Geräte zentral verwaltet werden sollen.
Kann ich vom Handy drucken?
Ja, sofern Handy und Drucker im selben Netzwerk sind und das Gerät den passenden Dienst unterstützt. Bei Gästen empfiehlt sich ein Gast-WLAN ohne Zugriff auf den Drucker.
Warum druckt mein Gerät plötzlich nur noch Schwarzweiß?
Häufig ist eine Farbpatrone leer und das Gerät steht auf einer Einstellung, die dann komplett auf Schwarz umschaltet. Manchmal ist es auch eine Richtlinie, die jemand im Treiber gesetzt hat.