Der Moment, in dem es auffällt
Fast niemand ruft uns an, weil die Datensicherung kaputt ist. Angerufen wird, wenn die Festplatte nicht mehr anläuft, wenn ein Verschlüsselungstrojaner zugeschlagen hat oder wenn jemand versehentlich einen Ordner gelöscht hat, den seit drei Jahren niemand angefasst hatte.
Und dann stellt sich regelmäßig heraus: Eine Sicherung gab es. Nur eben auf einer externen Platte, die am selben Rechner hing. Oder in einem Cloud-Ordner, der jede Änderung sofort mitsynchronisiert hat – auch die Verschlüsselung durch den Trojaner.
Die 3-2-1-Regel
Es gibt eine Faustregel, die seit Jahrzehnten gilt und die man sich merken kann:
- 3 Kopien Ihrer Daten – das Original und zwei Sicherungen.
- 2 verschiedene Medien – zum Beispiel interne Platte und NAS, nicht zweimal derselbe Datenträger.
- 1 Kopie außer Haus – räumlich getrennt, für den Fall von Feuer, Wasser oder Diebstahl.
Im Ahrtal muss man über den letzten Punkt niemandem etwas erklären. Eine Sicherung, die im selben Kellerraum liegt wie der Server, ist bei einem Wasserschaden genauso weg wie das Original.
Was viele für eine Sicherung halten, aber keine ist
Ein Cloud-Ordner, der synchronisiert. Synchronisation ist keine Sicherung. Sie spiegelt jede Änderung sofort – auch das Löschen und auch die Verschlüsselung. Manche Dienste halten alte Versionen vor, aber oft nur wenige Tage, und wiederherstellen lässt sich das meist nur Datei für Datei.
Ein RAID im Server. Ein RAID schützt gegen den Ausfall einer Platte. Gegen Löschen, Verschlüsselung, Blitzschlag oder Diebstahl schützt es nicht. Ein RAID ist Verfügbarkeit, keine Sicherung.
Eine externe Platte, die immer angesteckt bleibt. Für einen Trojaner ist sie genauso erreichbar wie die interne Platte.
Eine Sicherung, die nie zurückgespielt wurde. Eine Sicherung, von der niemand weiß, ob sie sich wiederherstellen lässt, ist eine Hoffnung, kein Plan.
Wie es in einem kleinen Betrieb aussehen kann
Für einen Betrieb mit drei bis fünfzehn Arbeitsplätzen hat sich diese Kombination bewährt:
Erste Ebene: automatisch und täglich. Eine Sicherung auf ein Gerät im Haus – NAS oder Server. Läuft nachts, ohne dass jemand daran denken muss. Wichtig ist, dass die Sicherung mehrere Stände vorhält, nicht nur den letzten. Sonst haben Sie nach einem Trojaner eine saubere Kopie des verschlüsselten Zustands.
Zweite Ebene: außer Haus. Entweder in ein deutsches Rechenzentrum, verschlüsselt, oder auf eine Platte, die wöchentlich getauscht und mitgenommen wird. Das klingt altmodisch, funktioniert aber, solange jemand den Tausch wirklich macht.
Dritte Ebene: unveränderbar. Gute Sicherungslösungen können Stände so ablegen, dass sie für eine festgelegte Zeit nicht überschrieben werden können. Genau das rettet nach einem Angriff.
Was gesichert werden muss – und meistens vergessen wird
Die Dateien vom Server denkt jeder mit. Regelmäßig fehlen:
- Die Buchhaltung, wenn sie lokal auf einem einzelnen PC läuft.
- Das Warenwirtschafts- oder Branchenprogramm samt Datenbank.
- Der E-Mail-Bestand, wenn er per POP3 lokal abgeholt wird und nirgends sonst liegt.
- Die Aufzeichnungen der Kameraanlage, falls sie als Nachweis dienen sollen.
- Lizenzschlüssel, Zugangsdaten und die Konfiguration von Router und Firewall. Ohne sie dauert der Wiederaufbau Tage statt Stunden.
- Die Daten auf Laptops, die selten im Büro sind.
Die zwei Zahlen, die Sie kennen sollten
Bevor man über Technik redet, klärt man zwei Fragen. Sie entscheiden über alles Weitere.
Wie viele Stunden Arbeit dürfen verloren gehen? Wer einmal nachts sichert, verliert im schlimmsten Fall einen vollen Arbeitstag. Für viele Betriebe ist das in Ordnung. Für eine Praxis oder einen Onlineshop nicht.
Wie lange darf der Betrieb stillstehen? Eine Wiederherstellung aus der Cloud kann bei großen Datenmengen einen ganzen Tag dauern, begrenzt durch die Internetleitung. Eine lokale Kopie ist in zwei Stunden zurückgespielt. Wer nicht stillstehen darf, braucht beides.
Einmal im Jahr: der Test
Suchen Sie sich einen ruhigen Tag und spielen Sie zurück. Nicht die ganze Firma – eine Datei, einen Ordner, ein Postfach. Dabei fällt regelmäßig auf, dass eine Aufgabe seit Monaten mit Fehler läuft, dass ein neuer Rechner nie in die Sicherung aufgenommen wurde oder dass niemand mehr das Passwort für das Sicherungsprogramm kennt.
Wir nehmen diesen Test in unsere Wartungsverträge mit auf, gerade weil er sonst nie stattfindet.
Was das mit IT-Sicherheit zu tun hat
Eine funktionierende Sicherung ist der letzte Schutzwall, nicht der erste. Davor stehen aktuelle Systeme, ein vernünftiges Rechtekonzept und Mitarbeiter, die eine gefälschte Mail erkennen. Wer noch mit Windows 10 arbeitet, sollte sich zuerst diesen Beitrag ansehen.
Wenn Sie wissen möchten, wie es bei Ihnen aussieht: Wir schauen uns die vorhandene Sicherung an und sagen Ihnen, was fehlt. Die telefonische Ersteinschätzung kostet nichts. Eine Übersicht unserer Leistungen für Betriebe finden Sie unter IT-Dienstleistungen.
Häufige Fragen
Reicht ein NAS als alleinige Sicherung?
Nein. Ein NAS ist eine gute erste Ebene, steht aber im selben Gebäude. Es fehlt die Kopie außer Haus.
Wie lange muss ich Daten aufbewahren?
Für steuerlich relevante Unterlagen gelten gesetzliche Fristen von mehreren Jahren. Klären Sie das mit Ihrem Steuerberater – die Aufbewahrung ist eine kaufmännische Frage, die Technik richtet sich danach.
Cloud oder eigenes Gerät?
Beides zusammen ist die verlässlichste Kombination. Lokal für schnelle Wiederherstellung, Cloud für den Fall, dass das Gebäude betroffen ist.